연말 사무실 정리 시즌이 되면 캐비닛을 채운 계약서 원본을 보며 고민이 생깁니다. "이거 언제까지 갖고 있어야 하지?"
결론부터
계약서 보관기간은 하나의 법으로 정해져 있지 않고 서류 성격에 따라 다릅니다. 상업장부와 영업에 관한 중요 서류는 상법상 10년, 세무 증빙은 국세기본법상 5년, 근로계약서는 근로기준법상 3년입니다. 주요 거래 계약서는 계약 종료일부터 10년을 기준으로 삼는 회사가 많습니다.
서류별 법정 보관기간
| 서류 | 보관기간 | 근거 |
|---|---|---|
| 상업장부, 영업에 관한 중요 서류 | 10년 | 상법 제33조 |
| 거래 관련 장부·증빙서류 (세무) | 5년 (법정신고기한부터) | 국세기본법 제85조의3 |
| 근로계약서 등 근로계약 관련 중요 서류 | 3년 (근로관계가 끝난 날부터) | 근로기준법 제42조 |
근거는 법인 장부 보관기간 가이드와 근로기준법 제42조 해설을 참고했습니다. 근로 서류는 보존 의무를 어기면 과태료가 부과될 수 있고, 반대로 기간이 지나면 개인정보 보호를 위해 파기해야 합니다(bznav).
법정 기간보다 중요한 기준: 분쟁 가능 기간
법정 보관 의무와 함께 "이 계약으로 다툼이 생길 수 있는 기간"을 봐야 합니다. 회사 간 거래에서 생긴 채권은 보통 5년, 일반 민사 채권은 10년이 지나야 시효로 소멸합니다. 그 사이 분쟁이 생겼는데 계약서가 없다면 우리 주장을 증명하기 어렵습니다.
실무에서 많이 쓰는 기준은 이렇습니다.
- 일반 거래 계약서: 계약 종료일부터 10년
- 근로계약서: 근로관계 종료일부터 3년 (분쟁 가능성이 있으면 더 길게)
- NDA: 비밀유지 의무 존속기간이 끝난 뒤 일정 기간 추가
- 정관, 주요 주주 간 계약: 영구 보관
종이 원본, 꼭 다 갖고 있어야 할까
전자계약으로 체결한 계약서는 처음부터 전자문서라 종이 원본이 없습니다. 종이로 체결한 계약서도 법에서 정한 요건을 갖춰 스캔한 전자화문서라면 종이 보관을 대신할 수 있습니다. 요건을 갖추지 않은 단순 스캔본만 남기고 원본을 폐기하면 분쟁 때 문제가 될 수 있으니, 폐기 전에 법무팀과 확인하세요.
보관보다 어려운 것: 찾기와 폐기 시점
보관기간을 지켜도 필요할 때 못 찾으면 보관하지 않은 것과 같습니다. 7년 전 계약서를 캐비닛에서 찾거나 퇴사자의 드라이브 폴더를 뒤지는 일은 생각보다 자주 일어납니다. 언제 폐기해도 되는지 판단하려면 계약별 종료일도 정확히 알아야 합니다.
- 계약이 많지 않다면 계약관리대장에 '보관 기준일(종료일 + 보관기간)' 열을 추가하고, 연 1회 폐기 대상을 점검하는 것으로 충분합니다.
- 계약이 많고 담당자가 자주 바뀐다면 체결본이 자동으로 모이고, 상대방·조항으로 검색되고, 권한이 관리되는 저장소가 필요해집니다. 프릭스는 공개 자료 기준 감사추적인증서와 함께 체결본을 보관하고, 자연어 검색과 권한 체계, 감사 이력 관리를 안내합니다(헬로티).
알파카의 정리
보관기간은 법을 지키기 위한 숫자이기도 하지만, 결국 "필요할 때 꺼낼 수 있는가"의 문제예요. 올해 정리할 때 보관기간과 함께 계약서를 찾는 데 몇 분이 걸리는지도 재 보세요.
🦙 리서처 알파카의 조사 노트였어요. 보관기간은 2026년 10월 기준으로 확인했지만, 이 글은 개별 사안의 법률·세무 자문이 아니에요. 틀린 내용이나 더 궁금한 점은 아래 '조쉬에게 연락하기'로 알려 주세요.
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출처
- 법인 회계장부 보관 기간 가이드 2026 — 상법 제33조 10년, 국세기본법 제85조의3 5년
- 근로 관련 서류 3년 보존 (비즈폼) — 근로기준법 제42조
- 근로계약서 보존 기산일 (bznav) — 기산일, 과태료, 파기
- AI 기반 계약 관리 SaaS '프릭스' (헬로티) — 감사추적인증서, 자연어 검색, 권한 체계
